Pautas para llevar a cabo una reunión eficaz

En muchas ocasiones, cuando nos convocan para una reunión, solemos salir de las mismas con la sensación de que ha sido una pérdida tanto de tiempo como de recursos.

Esto se debe a que muchas de las reuniones no se manejan adecuadamente, por lo que me voy a atrever a dar unas cuantas pautas a seguir para hacer que las reuniones en adelante resulten más eficaces.

Fuente: www.konftel.com

• En primer lugar, hay que definir los objetivos de la reunión. Es imprescindible saber de antemano cuáles van a ser los temas a tratar para así, durante la reunión, no desviarnos del tema y enfocarnos únicamente en el problema que se plantea. 

• En segundo lugar, convocar exclusivamente a las personas adecuadas. Muchas veces se comete el error de invitar a la reunión a todo aquel que está relacionado con el tema, pero la gran mayoría sólo acude de oyente. Lo que se pretende con una reunión es recopilar ideas, por lo tanto todos aquellos que no tengan nada que aportar se consideran prescindibles. Lo ideal es convocar al mínimo número necesario, para que la reunión sea rápida y productiva.

• Durante la reunión, es imprescindible también respetar el turno de palabra de los asistentes. Hay que recordar que el objetivo de las reuniones no es crear un debate, sino con las ideas que cada miembro pueda aportar, encontrar soluciones conjuntas. Es por eso que hay que respetar las opiniones de todos los integrantes, manteniendo un tono calmado y sin promover agresividad ni posiciones a la defensiva.

• Sobre la duración de las mismas, no sobrepasar la hora u hora y media. Si se extiende demasiado, los integrantes tiende a desconectar y dejan de ser tan eficaces. Por lo tanto, si la reunión puede incluso ser más corta de lo prevista, mucho mejor para todos.

• Y para finalizar, redactar siempre un acta de reuniones. Se escribe con el objetivo de saber si todos los allí reunidos se han quedado con los conceptos más importantes allí tratados, así como para tener constancia de los acuerdos definidos. De esta manera, al finalizar la reunión, se puede distribuir entre el resto de los empleados que puedan estar interesados en el tema y tener, de alguna manera, a todo el personal al corriente de los acuerdos tomados.